Propunere personalizată pentru Conacul Demo

Zeci de angajați.Mii de invitați.Un singur sistem.

helloHoreca leagă vânzarea, depozitul, bucătăria, personalul și clientul într-o singură bază de date. Proprietarul vede profitul, echipa vede sarcina, clientul își vede evenimentul. Toți, în timp real.

Cere un demo live Vezi sistemul în acțiune

Fără card
Demo pe date reale
30 de minute

Owner Dashboard · Live

Marjă medie / eveniment: 68,4 %
Cost mâncare din rețetar: 24 180 RON
Articole sub stoc minim: 6
Facturi furnizor depășite: 2
Evenimente blocate T-7: 4

Derulează pentru a intra în sistem

Cifrele reale din contul Conacul Demo

Saloane active: 2Saloane active
Gestiuni fizice separate: 8Gestiuni fizice separate
Articole în nomenclator: 263Articole în nomenclator
Linii de rețetar active: 36Linii de rețetar active
Invitați gestionați: 2.300Invitați gestionați

Costul invizibil

Nu pierzi bani din lipsă de clienți. Pierzi din lipsă de vizibilitate.

Într-un complex de evenimente informația se rupe între departamente. Fiecare ruptură are un cost măsurabil — doar că nimeni nu îl măsoară.

Profitul se află după trei luni

Contractul e într-un caiet, factura la furnizor în alt dosar, plata zilerilor în telefonul șefului de sală. Când afli marja reală a unui eveniment, evenimentul următor s-a întâmplat deja de zece ori.

Comanzi „din ochi”, plătești de două ori

Fără rețetar legat de stoc, necesarul se estimează. Se comandă în plus „ca să fim siguri”, iar surplusul expiră în frigider. Risipa nu apare în nicio raportare, deci nu există.

Numărul de invitați se schimbă în ultima zi

Bucătăria gătește pentru 240, vin 212. Ai adus 11 ospătari pentru 9. Fiecare modificare de ultim moment se traduce direct în cost — și tot direct în nervi.

Munca clientului devine munca ta

Liste de invitați pe WhatsApp, așezarea la mese pe hârtie, alergiile transmise verbal în ziua evenimentului. Un singur telefon uitat și un invitat primește farfuria greșită.

Niciuna dintre aceste probleme nu se rezolvă cu încă un Excel. Se rezolvă când datele trăiesc într-un singur loc.

Trei perspective

Același sistem. Trei feluri de a-l folosi.

Un ERP care servește doar proprietarul rămâne neutilizat de echipă, iar unul care nu ajunge la client nu reduce niciun telefon. helloHoreca are un motiv clar de a fi deschis, pentru fiecare dintre cei trei.

Owner · Administrator · Manager financiar

Afli profitul evenimentului înainte să înceapă evenimentul.

Costul mâncării vine din rețetar × prețul mediu ponderat real de achiziție. Costul cu personalul vine din deconturile de tură. Nu estimezi o marjă — o citești.

P&L per eveniment, actualizat pe măsură ce se consumă stoc și se decontează ture
Radar de inflație: alertă automată la peste 5% față de PMP, cu furnizorul afișat
Comparație de profitabilitate între saloane, pe aceeași perioadă
Scadențar cu total neachitat și facturi depășite, direct din NIR-urile confirmate

coloane de cost per eveniment: 9coloane de cost per eveniment
pragul de alertă la achiziție: 5 %pragul de alertă la achiziție
introduceri duble de date: 0introduceri duble de date

Modulul 4

Owner Dashboard

Pipeline activ

196.800

Încasat

121.400

Neîncasat

75.400

Marjă medie

68,4%

P&L per eveniment

Eveniment	Contract	Staff	Mâncare	Profit	Marjă
Nuntă M. & A. Grand Ballroom · 14 aug 2026	84.000	8.400	13.400 din producție	62.200	74,0%
Botez Sofia Salon Cristal · 22 aug 2026	31.500	4.100	6.300 din meniu (estimat)	21.100	67,0%
Gală Corporate Zenta Pavilion Lac · 05 sep 2026	62.400	9.600	7.900 din meniu (estimat)	44.900	71,9%
Aniversare 50 Salon Orhideea · 12 sep 2026	18.900	3.200	4.200 din meniu (estimat)	11.500	60,8%

Contract − cost staff decontat − cost mâncare (real din fișele KDS sau estimat din meniu) − cost băuturi estimat.

P&L per eveniment · Modulul 4

Fiecare rol vede exact ce îi trebuie — restricțiile sunt aplicate în baza de date, prin Row Level Security, nu doar ascunse în interfață.

Cum se leagă între ele

Mecanismul central

Protocolul „Freeze T-7”

Cu șapte zile înainte de eveniment, numărul de invitați se blochează. Acel singur click declanșează simultan tot lanțul operațional. De aici vine predictibilitatea — și de aici vine marja.

Declanșator · T-7

Blocare număr invitați

Event managerul confirmă numărul final. Sistemul înregistrează valoarea, păstrează istoricul modificărilor și marchează evenimentul ca blocat.

Gestiune & Depozit

Explodează rețetarul în necesar de ingrediente, îl compară cu stocul din toate gestiunile fizice și generează exact ce trebuie comandat, cu cost estimat la PMP.

Bucătărie & KDS

Generează fișa de producție pe loturi, calculează porțiile per preparat și afișează pe KDS alergiile și meniurile speciale colectate din RSVP-urile clientului.

Staff & Pontaj

Calculează necesarul pe roluri — un ospătar la 25–30 de invitați — propune alocarea și trimite invitațiile de tură către permanenți și zileri.

Owner Dashboard

Recalculează P&L-ul estimat al evenimentului din necesarul de ingrediente și din turele propuse. Marja apare pe ecran înainte de prima comandă la furnizor.

Din acest moment orice modificare devine o excepție documentată, nu o improvizație. Costul evenimentului e cunoscut înainte ca evenimentul să înceapă.

Arhitectura

Șapte module. O singură bază de date.

Nu sunt aplicații separate lipite cu integrări. Un eveniment creat în CRM ajunge în stoc, în bucătărie, în pontaj și în P&L fără nicio re-introducere de date.

Owner Dashboard

Profitul fiecărui eveniment, nu media pe lună.

P&L per eveniment: contract − cost staff − cost mâncare = profit, cu marjă %
Radar de inflație: alertă când prețul de achiziție depășește PMP cu peste 5%
Scadențar furnizori cu total neachitat
Pontaje în așteptarea aprobării
Vizualizare comparativă pe saloane

Calendar & CRM

De la lead la contract semnat, fără suprapuneri de rezervări.

Calendar multi-salon cu detecție automată a suprapunerilor
Pipeline în 6 etape: Propunere → Ofertă → Contractat → T-7 → În derulare → Finalizat
Tipuri de eveniment: nuntă, botez, corporate, gală, altele
Contracte atașate pe eveniment
Încasări pe tipuri: avans 1, avans 2, decont final, garanție
Metode de plată: numerar, transfer, card online, POS
Formular public de lead conectat direct în pipeline
Blocarea T-7 cu istoric al numărului de invitați

Gestiune & Depozit

Contabilitate de gestiune reală, cu PMP și trasabilitate pe fiecare mișcare.

Nomenclator de materii prime și consumabile, 14 categorii
Până la 15 gestiuni fizice: depozit central, bucătărie, baruri, frigidere
NIR cu flux ciornă → confirmat (stocul se mișcă doar la confirmare)
Preț Mediu Ponderat recalculat automat la fiecare recepție
Istoric de preț per articol și per furnizor
Fișe de transfer, consum, pierdere/casare și ajustare de stoc
Inventariere cu fișă de numărătoare și discrepanță procentuală
Fișa de magazie și jurnal de mișcări (7 tipuri de mișcare)
Valoarea stocului pe gestiune și pe categorie
Necesar de reaprovizionare și calculator de comandă
Alerte: sub stoc minim, expirare apropiată, scadențe depășite
Export XLSX și PDF pe toate registrele

Bucătărie & KDS

Rețetarul devine cost, iar costul devine decizie. KDS = Kitchen Display System, ecranul de comenzi de pe tableta din bucătărie.

Rețetar tehnic cu procent de pierdere la preparare per ingredient
Food cost per porție calculat automat din PMP
Fișe de producție generate per eveniment
Ecran KDS: În așteptare → În pregătire → Gata de plating → Finalizat
Scădere automată de stoc la finalizarea preparatului
Registru HACCP: temperaturi frigider și gătire, schimb ulei, igienizare
Calculator de necesar agregat pe toate felurile unui eveniment

Staff & Pontaj

Al doilea cel mai mare cost, în sfârșit controlat.

Fișe de personal: permanenți vs. zileri, cu scor de evaluare
Staff Ratio Calculator pe 8 roluri operaționale
Alocare pe tură cu stări: invitat, confirmat, refuzat, rezervă
Pontaj digital pe chioșc cu PIN
Decont per tură și per persoană
Board de personal pe roluri, cu drag & drop

Meniuri de Eveniment

Șabloane vandabile, legate de rețetar și de cost.

Șabloane de meniu pe tip de eveniment
Structură pe feluri: Welcome, Fel Unu, Fel Doi, Fel Tradițional, Fel Principal, Dulce, Băuturi
Grupuri de alegere „sau” între alternative
Configurarea meniului final per eveniment
Pagină publică de prezentare a meniurilor

Portal Client

Munca administrativă a clientului rămâne la client.

Cont propriu pentru miri/organizator, cu evenimentele lor
Listă de invitați cu RSVP: neconfirmat, confirmat, nu participă
Tipuri de meniu per invitat: standard, vegetarian, vegan, copil, dietă specială
Alergii colectate structurat și propagate direct pe KDS
Așezare la mese
Cronologia serii, pas cu pas
Pagină publică de invitație cu link unic și RSVP online
Formular de feedback post-eveniment

Fiecare modul poate fi pornit singur. Valoarea crește exponențial când sunt legate.

Modulul 4 · În detaliu

Profitabilitate reală, per eveniment

Nu o estimare procentuală. Costul mâncării vine din rețetar × PMP-ul real de achiziție, costul cu personalul din deconturile de tură, iar veniturile din contract și încasări.

Valoare contract

− Cost personal decontat

− Cost mâncare din rețetar

= Profit net estimat

Radar de inflație

Alertă automată când prețul dintr-un NIR depășește PMP-ul curent cu peste 5% — cu furnizorul și documentul afișate, ca să negociezi înainte de următoarea comandă.

Scadențar furnizori

Facturi depășite, scadențe în săptămâna curentă și totalul neachitat, calculate din NIR-urile confirmate.

P&L / eventRON

Event	Venue	Contract	Cost	Profit	%
Nuntă M. & A.	Grand Ballroom	84 000	21 800	62 200	74,0 %
Botez Sofia	Salon Cristal	31 500	10 400	21 100	67,0 %
Gală Corporate Zenta	Pavilion Lac	62 400	17 500	44 900	71,9 %
Nuntă D. & R.	Terasa Belvedere	97 200	23 300	73 900	76,0 %
Aniversare 50	Salon Orhideea	18 900	7 400	11 500	60,8 %
Botez Matei	Salon Cristal	26 800	9 200	17 600	65,7 %
Conferință Medicală	Sala Regală	54 000	13 500	40 500	75,0 %
Nuntă C. & V.	Grand Ballroom	110 500	24 300	86 200	78,0 %
Cină de gală ProAgro	Pavilion Lac	43 700	14 800	28 900	66,1 %
Majorat Ilinca	Terasa Belvedere	22 400	8 300	14 100	62,9 %

Control acces

Fiecare vede exact ce trebuie. Nimic în plus.

14 roluri predefinite, cu matrice de acces per modul. Bucătarul nu vede marjele, clientul nu vede stocul, zilerul vede doar turele lui.

Restricțiile nu sunt doar în interfață — sunt aplicate la nivel de bază de date, prin Row Level Security pe fiecare tabel.

Owner
Administrator
Manager Gestiune
Event Manager
Bucătar Șef
Personal Bucătărie
Șef de Sală
Barman
Staff / Ziler
Director Aprovizionare
Personal Aprovizionare
Personal Administrativ
Responsabil Mentenanță
Client

Infrastructură

Datele tale, în UE, cu izolare la nivel de rând

Construit pe PostgreSQL gestionat, cu autentificare, politici de acces și backup automat.

Row Level Security pe toate tabelele

Fiecare interogare e filtrată în baza de date după rolul utilizatorului. Un client nu poate vedea datele altui client nici măcar printr-o cerere directă la API.

Găzduire în Uniunea Europeană

Infrastructura rulează în regiune UE, cu backup automat zilnic — relevant pentru conformitatea GDPR pe datele invitaților.

Trasabilitate pe utilizator

Fiecare mișcare de stoc, fișă de transfer și inventariere păstrează utilizatorul care a făcut-o și momentul exact. Nicio corecție de stoc nu e anonimă.

Fără instalare locală

Rulează în browser pe orice desktop, tabletă de bucătărie sau chioșc de pontaj. Nicio licență per stație, nicio actualizare manuală.

Implementare

De la contract la go-live în 6 săptămâni

Implementarea e etapizată deliberat: fiecare etapă produce valoare independent, ca echipa să nu fie nevoită să învețe tot sistemul dintr-odată.

Etapa 1
Săptămâna 1–2
Core Foundation — CRM & Calendar plus Gestiune și inventar cu PMP. Migrarea nomenclatorului și a furnizorilor, inventar fizic de deschidere.
Etapa 2
Săptămâna 3–4
Operations Engine — Bucătărie & KDS plus Staff și pontaj digital. Digitalizarea rețetarului și instalarea tabletelor.
Etapa 3
Săptămâna 5
Customer Experience & Financials — Portal Client cu RSVP online și Owner Dashboard cu P&L.
Etapa 4
Săptămâna 6
UAT & Go-Live — simulări de eveniment live, teste de stres și instruirea șefilor de sală și a bucătarilor.

Înainte să întrebi

Cele patru lucruri care blochează de obicei decizia

„Echipa mea nu se descurcă cu aplicații.”

Interfețele operaționale sunt gândite pentru sarcini scurte, nu pentru birou: KDS-ul are patru stări și butoane mari, pontajul e un PIN de patru cifre pe tabletă. Bucătarul nu vede niciodată un tabel de costuri.

„Nu am timp de o implementare lungă.”

Nici nu începe cu toate modulele. CRM & Calendar poate fi funcțional în prima săptămână, pentru că nu depinde de inventar. Restul se adaugă etapizat, iar sistemul complet ajunge la go-live în șase săptămâni.

„Avem deja program de contabilitate.”

Rămâne. helloHoreca acoperă gestiunea operațională — recepții, stocuri, consumuri, cost de producție — și exportă registrele în XLSX și PDF pentru contabil. Sunt complementare, nu concurente.

„Ce se întâmplă dacă pică internetul sâmbătă seara?”

Fișele de producție și listele de tură se exportă și se tipăresc înainte de eveniment, exact ca astăzi. Sincronizarea reia când revine conexiunea. Pentru chioșcul de pontaj recomandăm o conexiune de rezervă pe mobil.

Lista completă

Tot ce intră în fiecare plan

Fără asteriscuri. Tot ce e marcat pe Essential și Professional este implementat și rulează astăzi în producție.

FeatureEssentialProfessionalEnterprise

Calendar multi-salon cu detecție de suprapuneri

Pipeline CRM în 6 etape

Fișă client și istoric de evenimente

Contracte pe eveniment

Încasări, avansuri și garanții

Formular public de lead

Protocol de blocare T-7

helloHoreca vs. un angajat nou

Costă mai puțin decât un angajat. Acoperă mai mult.

Înainte să te uiți la planurile de mai jos, compară-le cu alternativa reală pe care o iei în calcul oricum: să mai angajezi pe cineva care să facă manual ce face sistemul automat.

helloHoreca

Un angajat nou

Ce acoperă

Calendar & CRM, gestiune cu PMP, bucătărie & KDS, pontaj, portal client și P&L — toate din aceeași bază de date.

De regulă o singură zonă — recepție SAU gestiune SAU administrativ. Rareori toate deodată.

Cost lunar

De la 990 lei/lună, per locație — fără costuri ascunse.

~4.500–6.500 lei/lună cost total angajator pentru un rol administrativ entry-to-mid în HoReCa (salariu + contribuții angajator) — estimare orientativă.

Timp până e funcțional

Primul modul, în prima săptămână. Sistemul complet, în aproximativ 6 săptămâni.

1–3 luni până ajunge complet autonom pe rol — plus orele colegilor care îl instruiesc.

Deductibilitate fiscală

100% din abonament e cheltuială deductibilă — și 100% din el devine capacitate operațională, din prima zi.

Costul total e deductibil și el, dar o parte semnificativă (CAS, CASS, impozit pe venit) nu ajunge niciodată la angajat ca venit disponibil — se duce direct la stat.

Disponibilitate

24/7, fără concediu, fără demisie, fără post de recrutat din nou.

Program normal de lucru, concediu, zile libere — și riscul să plece exact când ai nevoie de el.

Cifrele de cost salarial sunt estimări orientative pentru roluri administrative entry-to-mid din HoReCa în România, nu consultanță fiscală sau juridică — discută cu contabilul tău pentru cifrele exacte ale afacerii tale.

Prețuri

Un plan pentru fiecare stadiu al operațiunii

Abonament lunar per locație. Fără comision pe evenimente, fără taxă per invitat.

Essential

Calendarul și depozitul, puse în ordine. Fără portal client și fără automatizări.

990RON / lună

Implementare de la 4 900 RON

Costul a două meniuri, la un singur eveniment.

10 utilizatori
Calendar & CRM complet, cu detecție de suprapuneri
Nomenclator, furnizori și NIR
Gestiuni fizice și fișa de magazie
Alerte de stoc minim și scadențe
Export XLSX și PDF
Fără Portal Client
Suport pe email

Începe cu Essential

Recomandat

Professional

Sistemul complet: gestiune cu PMP, bucătărie, pontaj și P&L per eveniment.

1 890RON / lună

Implementare de la 12 900 RON

Costul a trei meniuri, la un eveniment premium — cu câte locuri premium mai vinzi cu funcționalitățile astea?

25 utilizatori
Toate cele 7 module, inclusiv Portal Client
Gestiune cu PMP și 15 gestiuni fizice
Comenzi semi-automate către furnizori, calculate din stocul fizic și din pipeline-ul de evenimente
KDS și registru HACCP
Pontaj digital și decont per tură
Owner Dashboard cu P&L și radar de inflație
Protocol T-7 automatizat
Suport prioritar și onboarding ghidat

Cere demo Professional

Enterprise

Tot ce vede clientul, personalizat — și aprovizionarea, complet automată.

3 490RON / lună

Implementare personalizată

Cât timp îți ia azi să scoți toate aceste rapoarte? Câte ore-om costă — și cât de obosit e personalul de fiecare schimbare organizatorică?

Tot ce include Professional
Organizare client-facing completă: website personalizat pentru colectarea RSVP-urilor
Invitație brănduită, trimisă direct invitaților
Acțiuni automate personalizate, pe fluxurile tale
Comparație de furnizori pentru cel mai bun preț al zilei
Comenzi de aprovizionare complet automate
Consolidare financiară multi-locație
Roluri și fluxuri personalizate
SLA contractual și manager de cont

Discută cu noi

Prețurile sunt orientative și se confirmă după sesiunea de descoperire. Facturare anuală: două luni gratuite.

Întrebări

Ce ne întreabă proprietarii înainte să semneze

Primul modul — CRM & Calendar — poate fi funcțional în prima săptămână, pentru că nu depinde de inventar. Gestiunea cu PMP are nevoie de un inventar fizic de deschidere, iar acesta e de obicei elementul care dictează calendarul. Sistemul complet ajunge la go-live în aproximativ 6 săptămâni, etapizat.

Nu. ERP-ul acoperă gestiunea operațională — recepții, stocuri, consumuri, costuri de producție. Rămâne complementar contabilității financiare, iar registrele se exportă în XLSX și PDF pentru contabil.

Fișele de producție și listele de tură se pot exporta și tipări înainte de eveniment, exact ca astăzi. Sincronizarea reia când revine conexiunea. Recomandăm o conexiune de rezervă pe mobil pentru chioșcul de pontaj.

Interfețele operaționale sunt gândite pentru sarcini scurte: KDS-ul are patru stări și butoane mari, pontajul e un PIN pe tabletă. Instruirea din Etapa 4 e dedicată exact acestui lucru, pe roluri.

Da — nomenclatorul de articole, furnizorii, rețetarul și calendarul de evenimente viitoare se importă din Excel în etapa de implementare.

Ție. Poți solicita oricând un export complet al bazei de date, în format deschis, fără costuri suplimentare și fără perioadă de preaviz.

Pasul următor pentru Conacul Demo

Hai să calculăm profitul următorului eveniment de la Conacul Demo.

Treizeci de minute, pe datele reale din contul Conacul Demo — 2 salonane, 36 rețete active. Ieși de acolo cu o estimare a ceea ce ai câștiga din controlul food cost-ului și al costului cu personalul.

Programează un demo Scrie-ne pe email

Fără obligații. Fără card. Doar sistemul, pe date reale.

01
Ne scrii sau completezi formularul. Răspundem în aceeași zi lucrătoare.
02
Demo live de 30 de minute, pe sistemul real, nu pe slide-uri.
03
Primești o estimare scrisă de implementare și de cost, fără obligații.